Jak KSeF w 2026 roku wpłynie na faktury w salonie kosmetycznym?

KSeF w salonie kosmetycznym: paragony bez zmian, faktury dla firm w KSeF, limit 10 000 zł do końca 2026 i kary od 2027. Stan na październik 2026.

Biurko na zapleczu salonu z laptopem, stosem kartek, kubkiem i drukarką

KSeF zmienia w salonie kosmetycznym tylko faktury dla firm. Paragony z kasy fiskalnej i faktury dla klientek indywidualnych zostają poza systemem. Fakturę dla firmy salon wystawia w KSeF od 1 kwietnia 2026 roku. Do końca 2026 roku działają jeszcze dwa wyjątki: limit 10 000 zł miesięcznie i faktury z kasy. Od 1 stycznia 2027 roku wyjątki znikają i wchodzą kary. Niżej opisujemy stan na październik 2026 roku i to, co zrobić przed styczniem.

Czy KSeF obejmuje paragony dla klientek indywidualnych?

Nie. Paragon to dokument z kasy fiskalnej i KSeF go nie dotyczy. Faktura dla osoby fizycznej, która nie prowadzi firmy, też jest poza obowiązkiem (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT). Taką fakturę możesz wystawić w KSeF dobrowolnie. Ministerstwo Finansów potwierdza to na stronie KSeF dla konsumentów.

Klientka, która przychodzi na manicure, płaci kartą i dostaje paragon, nie ma nic wspólnego z KSeF. To samo dotyczy klientki, która prosi o fakturę na swoje imię i nazwisko, bez danych firmy.

Od kiedy salon musi wystawiać faktury w KSeF?

Harmonogram wygląda tak:

Data Kogo dotyczy Co się zmienia
1 lutego 2026 firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 roku wystawianie w KSeF, a dla wszystkich z NIP odbieranie faktur w KSeF
1 kwietnia 2026 pozostali, także zwolnieni z VAT, gdy wystawiają fakturę wystawianie faktur dla firm w KSeF
do 31 grudnia 2026 firmy z fakturami do 10 000 zł brutto miesięcznie, faktury z kasy i paragony z NIP do 450 zł te faktury mogą zostać poza KSeF
1 stycznia 2027 wszyscy koniec wyjątków, kary za faktury poza KSeF

Większość salonów jest w drugim wierszu. Jeśli wystawiasz firmom mało faktur, korzystasz jeszcze z trzeciego. Daty podaje strona Od kiedy trzeba wystawiać faktury w KSeF.

Jak liczyć limit 10 000 zł miesięcznie?

Limit wynika z art. 145m ustawy o VAT i działa do 31 grudnia 2026 roku. Liczysz go tak:

Gdy przekroczysz limit, fakturę, która go przekroczyła, i wszystkie kolejne wystawiasz już w KSeF. Spokojniejszy następny miesiąc nie przywraca wyjątku. Ministerstwo opisuje to na stronie Poniżej 10 000 zł.

Załóżmy, że w listopadzie 2026 roku prowadzisz szkolenie dla innego salonu i wystawiasz poza KSeF fakturę na 6150 zł brutto. Potem fakturujesz najem stanowiska na 4920 zł brutto. Razem to 11 070 zł, więc fakturę za najem wystawiasz już w KSeF. Wszystkie kolejne faktury dla firm też.

Co z fakturą do paragonu dla klientki, która prowadzi firmę?

Klientka z własną działalnością może chcieć fakturę na firmę. Wtedy obowiązują dwie zasady.

Pierwsza jest stara i nadal ważna. Fakturę do paragonu dla firmy wystawisz tylko wtedy, gdy NIP klientki jest na paragonie (art. 106b ust. 5 ustawy o VAT). NIP musisz więc wpisać do kasy przed wydrukiem paragonu. Faktura do paragonu bez NIP grozi sankcją w wysokości 100% VAT z tej faktury (art. 106b ust. 6).

Druga zasada dotyczy KSeF. Do końca 2026 roku paragon z NIP do 450 zł brutto jest fakturą uproszczoną i zostaje poza KSeF. Pełną fakturę z kasy, która potrafi je drukować, też wystawisz poza systemem (art. 145n). Od 1 stycznia 2027 roku fakturę dla firmy wystawiasz w KSeF także wtedy, gdy klientka zapłaciła przy kasie. Ministerstwo pisze to w pytaniach i odpowiedziach o KSeF.

Czy zwolnienie z VAT zwalnia z KSeF?

Nie. Ze zwolnienia z VAT korzystasz, gdy sprzedaż nie przekracza 240 000 zł rocznie (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT, kwota od 2026 roku). Takiej firmy nie dotyczy ogólny obowiązek wystawiania faktur. Gdy jednak klient zażąda faktury, musisz ją wystawić (art. 106b ust. 3). Jeśli klient to firma, ta faktura trafia do KSeF na tych samych zasadach co u czynnego podatnika VAT.

Wystawić fakturę w KSeF może tylko ktoś, kto ma NIP. Ministerstwo zwraca na to uwagę w poradniku o działalności nierejestrowanej.

Czy salon musi odbierać faktury przez KSeF?

Tak, jeśli ma NIP. Od 1 lutego 2026 roku faktura dla firmy jest wystawiana i otrzymywana w KSeF. Za otrzymaną uznaje się ją w chwili nadania numeru KSeF. Dotyczy to faktur od hurtowni kosmetyków, wynajmującego lokal czy serwisu sprzętu. Dostawca może Ci dodatkowo wysłać PDF, ale fakturą jest wersja w KSeF.

KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach. Sprawdza je Twój program księgowy albo Ty w aplikacji Ministerstwa Finansów. Przy jednoosobowej działalności dostęp do KSeF masz od razu, bez wniosku. Księgowej nie przekazujesz swojego certyfikatu KSeF. Nadajesz jej osobne uprawnienia.

Jak wystawić fakturę w KSeF bez płatnego programu?

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie trzy narzędzia:

Logujesz się przez login.gov.pl, czyli Profilem Zaufanym, e-dowodem, mObywatelem albo przez bank. Działa też kwalifikowany podpis albo pieczęć i certyfikat KSeF. Opis narzędzi jest na stronie Aplikacja Podatnika KSeF i inne narzędzia. Jeśli wystawiasz kilka faktur miesięcznie, darmowa aplikacja wystarczy.

Czy salon kosmetyczny potrzebuje kasy fiskalnej obok KSeF?

Tak, jeśli sprzedajesz usługi osobom prywatnym. KSeF nie zastępuje kasy. Rozporządzenie o zwolnieniach z kas rejestrujących wyłącza usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne ze wszystkich zwolnień (§ 4 ust. 1 pkt 2 lit. j). Nie pomaga ani limit 20 000 zł obrotu, ani zapłata przelewem. Kasę fiskalną potrzebujesz od pierwszej usługi dla klientki indywidualnej. Koszty kasy i innego wyposażenia rozpisujemy w tekście ile kosztuje otwarcie salonu paznokci.

Co grozi za fakturę wystawioną poza KSeF?

W 2026 roku kar za KSeF nie ma. Od 1 stycznia 2027 roku naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę za fakturę wystawioną poza KSeF, gdy była obowiązkowa (art. 106ni ustawy o VAT). Kara wynosi do 100% VAT z faktury. Przy fakturze bez VAT, na przykład od salonu zwolnionego z VAT, to do 18,7% kwoty brutto.

Co zrobić w salonie przed 1 stycznia 2027 roku?

Lista na listopad i grudzień 2026

  • Sprawdź, ile faktur dla firm wystawiasz miesięcznie i za co. Najczęściej to szkolenia, najem stanowiska, vouchery dla firm i zabiegi na NIP.
  • Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF i sprawdź, czy widzisz faktury od dostawców.
  • Ustal z księgową, kto wystawia faktury w KSeF, i nadaj jej uprawnienia.
  • Naucz zespół wpisywać NIP do kasy przed wydrukiem paragonu.
  • Jeśli korzystasz z limitu 10 000 zł, wystaw jedną fakturę w KSeF jeszcze w grudniu. W styczniu nie będziesz uczyć się pod presją kar.

Czy DamiBook wystawia faktury w KSeF?

Nie. DamiBook to system do rezerwacji, grafiku i bazy klientek. Nie wystawiamy paragonów ani faktur dla Twoich klientek i nie łączymy się z KSeF ani z kasą fiskalną. Faktury dla klientek wystawiasz w programie księgowym albo w darmowych narzędziach Ministerstwa. Od nas dostajesz tylko fakturę VAT za abonament DamiBook.

Pomagamy przy rozmowie z księgową. W module Raporty widzisz przychód z miesiąca dzień po dniu, według pracowniczek i usług. Przycisk CSV pobiera listę wizyt z datą, klientką, usługą i ceną. Przychód w raporcie to suma cen zakończonych wizyt, a nie wpłat, więc nie zastępuje raportu z kasy. Raporty są w każdym planie, od 79 zł miesięcznie, a przez pierwsze 14 dni bez opłat. Ceny planów są w cenniku.

Raporty w panelu DamiBook: przychód miesiąca, wykres przychodu dziennego, przychód według pracowniczek, najczęstsze usługi i przycisk CSV
Raport miesiąca w DamiBook. Przycisk CSV pobiera listę wizyt z cenami dla księgowej

Podsumowanie

Źródła