Czy baza klientek salonu należy do Ciebie, czy do platformy?

Test własności bazy w czterech pytaniach. Jak zbierać telefon i zgodę na SMS, jak co kwartał robić kopię bazy i co RODO mówi o zwrocie danych.

O tym, czy baza klientek jest naprawdę Twoja, przekonujesz się w dniu, w którym zmieniasz system albo rezygnujesz z platformy. Wtedy wychodzi, czy w pliku są numery telefonów, czy tylko historia wizyt, i czy wiesz, które klientki zgodziły się na SMS-y. Ten poradnik pokazuje, jak sprawdzić to dziś w kwadrans, jak zbierać numer i zgodę bezpośrednio od klientki i jak co kwartał robić kopię bazy. Opisujemy model, nie konkretną markę, więc każdy krok zrobisz w dowolnym systemie.

Co znaczy, że baza klientek należy do salonu?

Własność bazy sprowadza się do trzech rzeczy, które da się sprawdzić.

1. Masz kontakt w pliku. Imię, telefon i e-mail każdej klientki możesz pobrać albo dostać od dostawcy systemu i wgrać gdzie indziej. Sama historia wizyt widoczna w panelu nie wystarczy.
2. Wiesz, kto zgodził się na SMS-y. Promocje i informacje o wolnych terminach wysyłasz tylko klientkom, które wcześniej się na to zgodziły. Bez zgody numer służy wyłącznie do spraw związanych z wizytą, na przykład do przypomnienia.
3. Klientka trafia do Ciebie przez Twój adres. Link w bio, na wizytówce Google i w kodzie QR prowadzi do Twojej strony rezerwacji. Nie prowadzi do profilu w wyszukiwarce, która obok pokazuje inne salony.

Prawnie sprawa jest jasna. Jako właścicielka salonu jesteś administratorką danych swoich klientek. Dostawca systemu rezerwacji przetwarza je w Twoim imieniu, na podstawie umowy powierzenia. Ten podział opisujemy dokładniej w tekście RODO w salonie krok po kroku.

Jak sprawdzić, czy masz własną bazę klientek?

Zarezerwuj kwadrans i odpowiedz na cztery pytania. Przy każdym jest sposób sprawdzenia i wynik, który oznacza, że w tym punkcie wszystko jest w porządku.

Przykład: salon ma w pliku 640 kartotek. 85 z nich nie ma telefonu, bo klientki umawiały się przez wiadomości na Instagramie. Zgodę na SMS-y ma 210 osób. Promocja dotrze więc do mniej więcej co trzeciej klientki, a do 85 nie dotrze żadna wiadomość. Zapisz te dwie liczby. Za kwartał sprawdzisz, czy się poprawiły.

Czym różni się klientka z marketplace od klientki z Twojej bazy?

Marketplace to aplikacja albo portal, w którym klientka szuka salonu i rezerwuje wizytę ze swojego konta. To dobry kanał na nowe osoby. Relacja wygląda jednak inaczej niż z klientką, która ma Twój link i dała Ci zgodę na SMS-y.

Gdy kończysz współpracę z platformą, znikasz z jej wyszukiwarki. Klientki, które znają Cię tylko z aplikacji, przy następnej rezerwacji zobaczą tam inne salony. Klientkom z Twojej bazy wyślesz nowy link SMS-em, o ile mają zapisaną zgodę. Opinii zebranych w aplikacji nie przeniesiesz. Dlatego od początku proś też o opinię w Google. Jak to robić zgodnie z zasadami Google, opisujemy w tekście o opiniach Google dla salonu.

Nie musisz wybierać jednego modelu. Marketplace może przyprowadzać nowe osoby, a po pierwszej wizycie zapraszasz klientkę do swojej bazy kodem QR przy kasie. Ile kosztuje taka nowa klientka, policzyliśmy w tekście o prowizji Booksy.

Jak zbierać telefon i zgodę na SMS bezpośrednio od klientki?

Na SMS-y marketingowe potrzebujesz uprzedniej zgody klientki. Wymaga jej art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Według RODO domyślnie zaznaczone pole nie jest zgodą, więc klientka zaznacza je sama. Bez zaznaczenia nadal może się umówić. Gotową treść zgody znajdziesz we wzorze zgody RODO dla klientki.

Numer i zgodę zbierasz w trzech miejscach.

W DamiBook numer telefonu przy rezerwacji online jest obowiązkowy. Pole zgody brzmi „Chcę otrzymywać SMS-y o promocjach i wolnych terminach (opcjonalnie).” i jest domyślnie puste. Kod QR do samozapisu pobierzesz w zakładce Klienci, przyciskiem „Zaproś klientki”. Ten sam link możesz wkleić na InstaStory. Klientka widzi stronę „Dopisz się do naszej bazy”, zostawia imię i numer, a zgodę zaznacza, jeśli chce.

Zdanie przy kasie do skopiowania:

„Jeśli chcesz dostać SMS-a, gdy zwolni się termin, zeskanuj ten kod. To pół minuty, a zgodę możesz wycofać w każdej chwili.”

Odpowiedź na wiadomość na Instagramie:

„Dziękuję, termin zapisałam. Jeśli chcesz dostawać informacje o wolnych terminach, dopisz się tutaj: [link]. To dobrowolne.”

Postęp mierzysz raz w miesiącu. W DamiBook otwórz Kampanie. W polu „Do kogo” przy segmencie „Wszystkie klientki ze zgodą” widać liczbę klientek, które mają zgodę i telefon. Zapisz ją pierwszego dnia miesiąca. Jeśli rośnie wolniej niż liczba nowych kartotek, prośba przy kasie nie pada przy każdej wizycie.

Jak co kwartał zrobić kopię bazy klientek?

Kopia bazy to plik, który trzymasz u siebie na wypadek zmiany systemu, awarii albo sporu z dostawcą. Rób ją w pierwszym tygodniu stycznia, kwietnia, lipca i października. Wpisz te daty do kalendarza od razu.

Ścieżkę w Booksy podajemy za instrukcją migracji firmy Goldie, link jest w źródłach. Wzór prośby do Versum znajdziesz w tekście o alternatywach dla Versum. W DamiBook w zakładce Raporty pobierzesz też przyciskiem CSV listę wizyt z wybranego miesiąca: data, godzina, klientka, usługa, pracowniczka, status i cena. Telefonów w niej nie ma, więc nie zastępuje kopii bazy.

Gdy plik przyjdzie, sprawdź go w pięć minut.

• Liczba wierszy zgadza się z liczbą klientek w panelu.
• Telefony mają 9 cyfr albo prefiks +48.
• Jest kolumna zgody na SMS-y, najlepiej z datą.
• Są notatki i tagi, jeśli system je eksportuje.
• Polskie znaki wyświetlają się poprawnie. Jeśli nie, otwórz plik w Arkuszach Google albo LibreOffice z kodowaniem UTF-8.

Plik zawiera dane osobowe. Trzymaj go na zaszyfrowanym dysku albo w folderze z hasłem, nie w skrzynce e-mail. Zostaw dwie ostatnie kopie, a starsze usuń. RODO wymaga, żeby nie trzymać danych dłużej, niż to potrzebne.

Czy dostawca systemu musi oddać Ci dane klientek?

Tak. Dostawca, który przetwarza dane w Twoim imieniu, ma obowiązek zapisany w RODO:

[Podmiot przetwarzający] po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem zależnie od decyzji administratora usuwa lub zwraca mu wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych. Art. 28 ust. 3 lit. g RODO

Przepis mówi o obowiązku, ale nie o formacie i terminie. Te szczegóły są w umowie powierzenia przetwarzania danych. Przed podpisaniem sprawdź w niej, w jakim formacie i w jakim czasie dostaniesz dane oraz czy eksport jest płatny.

Przy marketplace są dwie warstwy. Kartoteka salonu podlega temu samemu przepisowi. Konto, które klientka założyła w aplikacji, to jej relacja z platformą, więc tej części nikt Ci nie przekaże.

W DamiBook umowa powierzenia jest w abonamencie. Dane każdego salonu leżą w osobnej bazie na serwerach w Unii Europejskiej. Przy odejściu przekazujemy pełny eksport danych salonu. W trakcie współpracy przygotujemy go na Twoją prośbę.

Najczęstsze pytania

Czy mogę napisać o zmianie systemu do klientek bez zgody na SMS-y?

Bezpieczniej nie. Wiadomość, która zachęca do rezerwacji, to marketing, a na marketing potrzebujesz zgody. Przyszłe wizyty przepisz do nowego systemu. Wtedy przypomnienia o nich przyjdą już z niego, bo dotyczą umówionej wizyty. Pozostałe klientki dowiedzą się z wizytówki Google, bio na Instagramie i od Ciebie przy następnej wizycie.

Czy zgody na SMS-y przechodzą do nowego systemu razem z bazą?

Tak, bo klientka dała zgodę Twojemu salonowi, a nie systemowi. Warunek jest jeden. Stary system musi ją wyeksportować, najlepiej z datą. W DamiBook przy imporcie CSV kolumnę zgody wskazujesz sama. Importer nie przypisuje jej automatycznie, więc klientki bez zapisanej zgody trafiają do bazy bez niej.

Czy link do rezerwacji w DamiBook to mój adres?

Strona rezerwacji działa w domenie damibook.app. Jeśli masz własną stronę salonu, osadź na niej rezerwację. Kod znajdziesz w zakładce Widget na stronę. Na ulotkach i w kodach QR drukuj wtedy adres swojej strony. Przy zmianie systemu podmienisz kod w jednym miejscu, a wydrukowane materiały dalej będą działać. Gdzie jeszcze wkleić link, opisujemy w tekście o linku do rezerwacji.

Od czego zacząć w tym tygodniu?

1. Wpisz do kalendarza cztery daty kopii bazy: pierwszy tydzień stycznia, kwietnia, lipca i października.
2. Pobierz plik albo poproś o eksport. Zapisz liczbę kartotek bez telefonu i liczbę klientek ze zgodą.
3. Wydrukuj kod QR do samozapisu i postaw go przy kasie.
4. Kliknij link w bio i na wizytówce Google i sprawdź, dokąd prowadzi.
5. Przeczytaj w umowie powierzenia, w jakim formacie i terminie dostawca oddaje dane.

Przeniesienie bazy z Versum krok po kroku opisujemy w tekście o alternatywach dla Versum. Koszt nowej klientki z marketplace liczymy w tekście o prowizji Booksy. Kartoteka z samozapisem przez kod QR i kampanie SMS do klientek ze zgodą są w DamiBook w abonamencie od 79 zł miesięcznie, bez prowizji od wizyt.

Źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), art. 5, 7, 28, motyw 32 (EUR-Lex).
• Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398 (ISAP).
• Centrum Pomocy Versum, Czy istnieje możliwość eksportu danych?
• Goldie, Importing from Booksy (eksport klientów z Booksy do CSV).
• Booksy, Cennik Booksy Biz (Boost).
• DamiBook, Cennik i najczęstsze pytania (umowa powierzenia, eksport przy odejściu).

Stan na 18 października 2026. Ten tekst nie jest poradą prawną. Przy konkretnej umowie zapytaj prawnika albo inspektora ochrony danych. Booksy i Versum to znaki towarowe ich właściciela, użyte informacyjnie.