Czy zadatek za wizytę w salonie jest legalny i jak go pobierać?

Zadatek za wizytę jest legalny (art. 394 k.c.). Kiedy przepada, kiedy go oddać, co z 14 dniami na odstąpienie i jak zapisać zasady w regulaminie.

Zadatek daje klientce powód, żeby odwołać wizytę, zamiast po prostu nie przyjść. Salonowi daje pieniądze za termin, którego w ostatniej chwili nikt już nie zajmie. Działa tylko wtedy, gdy zasady są jasne i znane przed rezerwacją. Poniżej opisujemy, co mówi Kodeks cywilny, co zmienia rezerwacja przez internet albo telefon, jak zapisać zasady i jak pobierać zadatek, gdy kalendarz prowadzisz w DamiBook.

Czy zadatek za wizytę w salonie kosmetycznym jest legalny?

Tak. Zadatek opisuje art. 394 Kodeksu cywilnego. Może go pobrać każdy przedsiębiorca, także salon kosmetyczny, studio paznokci i gabinet PMU. Nie potrzebujesz zgody urzędu ani osobnego zgłoszenia.

Warunek jest jeden. Klientka musi znać zasady zadatku, zanim umówi termin. Art. 385³ pkt 4 Kodeksu cywilnego wymienia wśród postanowień uznawanych w razie wątpliwości za niedozwolone te, „z którymi konsument nie miał możliwości zapoznać się przed zawarciem umowy”. Zasada podana dopiero po nieobecności nie daje Ci więc mocnej podstawy do zatrzymania pieniędzy.

Drugi szczegół wynika z samego przepisu. Art. 394 mówi o zadatku „danym przy zawarciu umowy”. Najprościej spełnić to tak, że termin uznajesz za zarezerwowany dopiero po wpłacie.

Czym zadatek różni się od zaliczki?

Zaliczka to zwykła przedpłata na poczet ceny. Kodeks nie łączy z nią żadnej sankcji, więc gdy wizyta się nie odbędzie, co do zasady wraca do klientki. Zadatek zabezpiecza obie strony naraz:

Art. 394 § 1. W braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju zadatek dany przy zawarciu umowy ma to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.

Art. 394 § 1 Kodeksu cywilnego

Na potwierdzeniu wpłaty i w regulaminie pisz wprost słowo „zadatek”. Sama „przedpłata” albo „rezerwacja terminu” zostawia pole do sporu, o co strony się umówiły.

Kiedy zadatek przepada, a kiedy trzeba go oddać?

Art. 394 rozstrzyga trzy sytuacje. Gdy wizyta się odbywa, działa § 2:

§ 2. W razie wykonania umowy zadatek ulega zaliczeniu na poczet świadczenia strony, która go dała; jeżeli zaliczenie nie jest możliwe, zadatek ulega zwrotowi.

Art. 394 § 2 Kodeksu cywilnego

Gdy do wizyty nie dochodzi bez winy którejkolwiek ze stron albo strony same rozwiązują umowę, działa § 3:

§ 3. W razie rozwiązania umowy zadatek powinien być zwrócony, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada. To samo dotyczy wypadku, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności albo za które ponoszą odpowiedzialność obie strony.

Art. 394 § 3 Kodeksu cywilnego

W praktyce salonu wygląda to tak:

Choroba klientki to przypadek sporny. Można uznać, że to okoliczność, za którą klientka nie odpowiada, i wtedy § 3 każe zadatek zwrócić. Art. 394 § 1 zaczyna się od słów „W braku odmiennego zastrzeżenia umownego”, więc zasady na taki wypadek możesz opisać w regulaminie. Przykład: przy chorobie zgłoszonej przed wizytą przenosisz zadatek na nowy termin w ciągu 30 dni.

Czy klientka może odstąpić od rezerwacji w ciągu 14 dni?

Może mieć takie prawo. Ustawa o prawach konsumenta definiuje umowę zawartą na odległość jako umowę zawartą „w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron” (art. 2 pkt 1). Rezerwacja przez stronę internetową, telefon albo komunikator może spełniać tę definicję.

Przy takiej umowie klientka ma 14 dni na odstąpienie „bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów” (art. 27). Przy usługach termin liczy się od dnia zawarcia umowy (art. 28 pkt 2). Po odstąpieniu salon zwraca wszystkie wpłaty najpóźniej w 14 dni (art. 32). Wyjątki z art. 38 ust. 1 obejmują między innymi zakwaterowanie, gastronomię i usługi związane z wypoczynkiem, gdy w umowie oznaczono dzień usługi. Usług kosmetycznych na tej liście nie ma.

Co to oznacza dla zadatku:

• Wizyta umówiona na termin dalszy niż 14 dni od rezerwacji. Klientka, która w ciągu pierwszych 14 dni złoży oświadczenie o odstąpieniu, może żądać zwrotu całego zadatku.
• Wizyta w ciągu 14 dni od rezerwacji. Spór o zadatek przy odwołaniu w ostatniej chwili może dotyczyć także prawa odstąpienia.
• Brak informacji o prawie odstąpienia. Wtedy prawo to wygasa dopiero 12 miesięcy po upływie zwykłego terminu (art. 29).

Treść informacji o prawie odstąpienia i to, czy Twój sposób przyjmowania rezerwacji jest umową na odległość, ustal z prawnikiem. Ten artykuł opisuje przepisy, nie zastępuje porady.

Jak zapisać zasady zadatku w regulaminie salonu?

W regulaminie opisz:

1. Przy jakich usługach albo terminach pobierasz zadatek. Nie musi to być każda wizyta.
2. Wysokość zadatku jako kwotę albo procent ceny.
3. Sposób i termin wpłaty, na przykład BLIK na telefon albo przelew w ciągu 24 h od umówienia.
4. Co się dzieje, gdy wpłata nie dotrze w terminie. Na przykład termin wraca do wolnych.
5. Granicę bezpłatnego odwołania, na przykład 24 h przed wizytą.
6. Co dzieje się z zadatkiem przy odwołaniu przed granicą, po granicy i przy chorobie.
7. Prawo klientki do dwukrotności, gdy salon nie wykona wizyty z przyczyn po swojej stronie.
8. Informację o prawie odstąpienia, jeśli przyjmujesz rezerwacje na odległość.

Przykład zapisu: „Przy zabiegach makijażu permanentnego pobieramy zadatek 200 zł. Wizyta jest zarezerwowana po wpłacie zadatku BLIK-iem albo przelewem w ciągu 24 h od umówienia terminu. Zadatek odliczamy od ceny zabiegu. Przy odwołaniu wizyty co najmniej 48 h przed jej terminem zwracamy zadatek w całości. Przy późniejszym odwołaniu albo nieobecności bez odwołania zadatek przepada. Jeśli wizyta nie odbędzie się z przyczyn leżących po stronie salonu, zwracamy dwukrotność zadatku.”

Czego nie wpisywać:

• Kwoty rażąco wysokiej w stosunku do ceny. Art. 385³ pkt 17 wymienia wśród klauzul niedozwolonych obowiązek zapłaty przez konsumenta „rażąco wygórowanej kary umownej lub odstępnego”. Przykład: zadatek 1 000 zł przy zabiegu za 1 000 zł łatwiej zakwestionować niż zadatek 200 zł.
• Opłaty za odwołanie, której nie płaci nigdy salon. Art. 385³ pkt 16 wymienia postanowienia, które „nakładają wyłącznie na konsumenta obowiązek zapłaty ustalonej sumy na wypadek rezygnacji z zawarcia lub wykonania umowy”. Zadatek działa w obie strony, jednostronna „kara za odwołanie” nie.

Jak pobierać zadatek, gdy rezerwacje prowadzisz w DamiBook?

DamiBook nie pobiera zadatków ani płatności online. W ramce „Twoja rezerwacja” na stronie rezerwacji klientka widzi napis „Bez płatności z góry”. Rezerwacja online od razu dostaje status potwierdzonej. Zadatek pobierasz więc poza systemem, przelewem albo BLIK-iem, i masz dwie drogi.

Pierwsza droga to wyłączenie rezerwacji online dla usług z zadatkiem:

1. W Usługach otwórz usługę i wyłącz przełącznik „Widoczna w rezerwacji online”.
2. Klientka pisze albo dzwoni. Wysyłasz jej warunki zadatku i dane do wpłaty.
3. Po wpłacie dodajesz wizytę w kalendarzu przez okno „Nowa wizyta”. W polu „Notatka (opcjonalnie)” wpisujesz kwotę i datę wpłaty.

Druga droga to rezerwacja online z dopłatą zadatku po fakcie:

1. W Usługach, w polu „Opis (widoczny przy rezerwacji online)”, dopisz jedno zdanie o zadatku. Ogólną zasadę dopisz w Profilu salonu, w polu „O salonie (bio)”. Bio widać pod nazwą salonu na stronie rezerwacji.
2. Po rezerwacji wysyłasz klientce kwotę, dane do wpłaty, termin wpłaty i link do regulaminu.
3. Wpłatę zapisujesz w notatce wizyty. W kalendarzu otwierasz wizytę i wybierasz „Edytuj wizytę”.
4. Gdy wpłata nie dotrze w terminie z regulaminu, wybierasz w menu wizyty „Anuluj wizytę”. Termin wraca do wolnych, a przy włączonej liście rezerwowej DamiBook wysyła SMS do osób, które czekały na taki termin.

Przy drugiej drodze bio i opis usługi mówią o zadatku, a ramka podsumowania mówi „Bez płatności z góry”. Oba komunikaty są prawdziwe, bo przy rezerwacji klientka nic nie płaci. Napisz w opisie wprost, że zadatek wpłaca się po umówieniu, w ciągu 24 h.

Jak napisać do klientki o zadatku?

Zadatek podawaj jako stałą zasadę przy danym zabiegu. Bez tłumaczenia się i bez wyrzutów.

Przykład dla nowej klientki, która umawia makijaż permanentny: „Dzień dobry, przy pierwszej wizycie na makijaż permanentny brwi pobieram zadatek 200 zł, odliczany od ceny zabiegu. BLIK na numer 512 300 400 albo przelew, w tytule imię i data wizyty. Termin trzymam do jutra do 18:00. Regulamin: [link].”

Przykład dla klientki po wcześniejszej nieobecności: „Pani Aniu, czwartek 12:00 jest wolny. Przy tej rezerwacji poproszę o zadatek 50 zł, odliczę go od ceny. Po wpłacie wpisuję termin.”

Karta klientki w DamiBook pokazuje liczbę nieobecności, na przykład „2x nieobecność”. Ustalenie o zadatku dla konkretnej osoby zapisz w jej karcie, w polu „Ważne informacje (przypięte)”. Przy kolejnej rezerwacji zobaczysz je od razu.

Przy jakich wizytach zadatek ma sens?

Przy stałej klientce, która raz zapomniała o wizycie, prośba o zadatek częściej szkodzi relacji, niż chroni kalendarz.

Część nieobecności zatrzymasz bez zadatku. Przypomnienie SMS z linkiem pozwala klientce potwierdzić albo odwołać wizytę bez dzwonienia. Odwołany termin wraca od razu do rezerwacji online. Plan krok po kroku opisujemy w tekście jak ograniczyć no-show w salonie, a gotowe treści SMS w wzorach przypomnień SMS.

Jak rozliczyć zadatek w podatkach?

Jeśli salon jest czynnym podatnikiem VAT, zadatek rodzi obowiązek podatkowy w dniu wpłaty. Art. 19a ust. 8 ustawy o VAT mówi, że gdy przed wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, „w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek”, obowiązek podatkowy powstaje „z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty”.

Podsumowanie

• Zadatek za wizytę jest legalny. Podstawą jest art. 394 Kodeksu cywilnego.
• Zatrzymujesz go, gdy klientka nie przychodzi z przyczyn po swojej stronie. Oddajesz dwukrotność, gdy wizyty nie wykonasz z przyczyn po Twojej stronie. Odliczasz go od ceny, gdy wizyta się odbywa.
• Zasady muszą być znane przed rezerwacją. Kwota nie może być rażąco wysoka.
• Przy rezerwacji przez internet albo telefon klientka może mieć 14 dni na odstąpienie. Sprawdź to z prawnikiem.
• W DamiBook zadatek pobierasz poza systemem. Usługę z zadatkiem możesz wyłączyć z rezerwacji online albo opisać zadatek w opisie usługi.
• VAT od zadatku powstaje w dniu wpłaty. Kasę i PIT ustal z księgową.

Ile kosztuje Cię jedna nieodwołana wizyta, policzysz według tekstu o kosztach nieodwołanych wizyt. Wysokość zadatku łatwiej ustalić, gdy znasz cenę i koszt godziny pracy. Pomaga w tym tekst jak ustalić cennik usług i kalkulator cennika salonu.

Przypomnienia z linkiem do odwołania, lista rezerwowa i liczba nieobecności w karcie klientki są w DamiBook w każdym planie, od 79 zł miesięcznie, bez prowizji od rezerwacji. Szczegóły są w cenniku. Otwórz demo DamiBook i zobacz, jak klientka odwołuje wizytę z SMS-a.

Źródła

• Kodeks cywilny, art. 394 (zadatek) i art. 385³ (niedozwolone postanowienia umowne), tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795.
• Ustawa z 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, art. 2 pkt 1, art. 27, 28, 29, 32 i 38, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1244.
• Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, art. 19a ust. 8, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263.